Datu koplietošana šodien notiek ātri un bieži ārpus biroja. Tas ir ērti, taču bez kontroles kļūst riskanti. Ar vienu nepareizu koplietošanas saiti var izplūst dokumenti, kas ietekmē reputāciju, klientu uzticību un pat juridiskās saistības. Šajā rakstā salīdzinām populārākos rīkus un parādām, kā veidot drošu koplietošanas politiku.
Kāpēc datu koplietošana ir lielāks risks nekā šķiet?
Faili tiek koplietoti ar partneriem, ārpakalpojumu sniedzējiem un klientiem. Ja nav definētu piekļuves noteikumu, notiek “pārkoplietošana”: visi redz pārāk daudz. Datu noplūdes bieži sākas tieši no šī – nevis no hakeru uzbrukuma.
Drošas koplietošanas pamats
- Identitāte: katram lietotājam savs konts, MFA obligāts.
- Piekļuves līmeņi: “skatīt”, “rediģēt”, “kopīgot” – un nekas vairāk.
- Saīsināti termiņi: koplietošana ar derīguma termiņu.
- Auditēšana: kurš un kad piekļuvis failam.
Datu klasifikācija – galvenais solis
Lai koplietošana būtu droša, nepieciešama datu klasifikācija:
- Publiski – var koplietot bez ierobežojumiem.
- Iekšēji – piekļuve tikai uzņēmuma darbiniekiem.
- Konfidenciāli – tikai konkrētām lomām vai projektiem.
Šī klasifikācija ļauj automatizēt piekļuves politikas un novērš nejaušu kļūdu.
Rīku salīdzinājums (funkcijas un cenas)
| Risinājums | Plāna sākumcena | Spēcīgākās puses | Piemērots |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 (OneDrive/SharePoint) | 5,60 € / liet. mēnesī (Business Basic, LV) | Integrācija ar Office, Teams, plašas piekļuves politikas | Uzņēmumiem, kuri strādā ar Microsoft ekosistēmu |
| Google Workspace (Drive) | 6,80 € / liet. mēnesī (Starter, EU) | Vienkārša sadarbība, reāllaika rediģēšana | Komandām ar Google kultūru |
| Dropbox Business | $15 / liet. mēnesī (Standard) | Ātra sinhronizācija, labas koplietošanas kontroles | Radošām komandām un projektu failiem |
| Egnyte | $22 / liet. mēnesī (Business) | Spēcīga drošība un governance funkcijas | Uzņēmumiem ar regulētu datu vidi |
| Box | Skatīt cenu atbilstoši plānam | Dokumentu workflow un compliance | Vidējiem un lieliem uzņēmumiem ar dokumentu procesiem |
Cenu avoti: Microsoft 365 Business Basic, Google Workspace EU cenas, Dropbox Business cenas, Egnyte cenas, Box cenas.
Kā izvēlēties rīku (lēmuma matrica)
Lai lēmums nebūtu subjektīvs, izmantojiet vienkāršu matrica pieeju: piešķiriet svarus kritērijiem, salieciet punktus katram rīkam un aprēķiniet kopējo rezultātu. Zemāk – piemērs.
| Kritērijs | Svars | Microsoft 365 | Google Workspace | Dropbox Business | Egnyte/Box |
|---|---|---|---|---|---|
| Drošība & audits | 30% | 5 | 4 | 3 | 5 |
| Sadarbība reāllaikā | 20% | 4 | 5 | 3 | 3 |
| Piekļuves pārvaldība | 20% | 5 | 4 | 4 | 5 |
| Integrācijas ar esošo IT | 15% | 5 | 4 | 3 | 4 |
| Izmaksas | 15% | 3 | 3 | 4 | 2 |
Kā to izmantot: reiziniet katru punktu ar svaru un saskaitiet. Uzvar rīks ar lielāko kopējo rezultātu.
Prakse: izvēlieties 2 līderus un veiciet 2–4 nedēļu pilotu ar reāliem lietotājiem.
Ko riskē uzņēmums, ja koplietošana nav sakārtota?
IBM Cost of a Data Breach 2024 ziņo par vidējo 4,88 miljonu USD izmaksu vienam incidentam. 70% organizāciju piedzīvo būtiskus darbības traucējumus pēc incidenta. Tas nozīmē, ka piekļuves kontrole un redzamība nav “nice to have”, bet gan biznesa nepārtrauktības pamats.
IBM Cost of a Data Breach 2024
Praktiska koplietošanas politika (minimums)
- Katrai komandai sava mape – ar skaidriem piekļuves līmeņiem.
- Koplietošana ārpus uzņēmuma tikai ar termiņu un MFA.
- Regulārs audits – vismaz reizi ceturksnī.
FAQ
Vai pietiek ar Google Drive, ja mums ir 10 darbinieki?
Jā, ja ir skaidri definēta piekļuves politika un MFA. Pretējā gadījumā risks aug.
Vai Dropbox ir drošs uzņēmumam?
Jā, ja izmanto Business plānu un konfigurē piekļuves noteikumus. Bez politikas drošība nav garantēta.
Kā bieži jāpārskata piekļuves?
Vismaz reizi ceturksnī, vai uzreiz pēc darbinieku maiņas.
Kopsavilkums
Izvēloties rīku, svarīgāk ir politika un pārvaldība nekā pats zīmols. Microsoft 365 un Google Workspace ir droša izvēle, ja jau esat to ekosistēmā. Dropbox Business un Egnyte – ja prioritāte ir failu pārvaldības kontrole.
Vēlaties ātri saprast savas vājākās vietas datu koplietošanā?
